Externalisation paie pour PME
Forfait mensuel tout compris : paie, déclarations, hotline RH. Un seul interlocuteur, zéro paperasse, sérénité totale.
En bref
- L’externalisation de la paie consiste à confier à Archipaie la production des bulletins et la gestion administrative RH de vos salariés, avec un interlocuteur unique.
- Ce service s’adresse aux PME de 10 salariés et plus qui veulent éviter le coût et le risque d’un poste de gestionnaire de paie interne.
- Le forfait Standard démarre à 28 € par salarié et par mois, hotline RH incluse ; le forfait Premium ajoute le volet contractuel et disciplinaire.
- Archipaie est un cabinet certifié Silae Partner basé en France, spécialisé dans l’externalisation paie pour PME et ETI.
- La mise en place se fait en 3 étapes (diagnostic, paramétrage, premier cycle accompagné), généralement en 2 à 4 semaines.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie pour une PME ?
Externaliser sa paie, c’est confier à un partenaire unique tout ce qui touche à la production des bulletins et à la gestion administrative RH de vos salariés : bulletins, DSN, déclarations, contrats, hotline. Vous gardez la décision (embauche, augmentation, rupture), nous prenons en charge l’exécution et la conformité réglementaire.
Concrètement, pour une SAS de 15 salariés à Confluence ou un artisan de Villeurbanne qui vient de passer le cap des 10 employés, cela veut dire ne plus avoir à suivre soi-même les évolutions du droit social, ne plus redouter une DSN mal transmise, et avoir un interlocuteur unique à appeler en cas de question RH plutôt que de chercher la réponse sur trois sites différents.
Pourquoi externaliser plutôt que recruter en interne ?
En dessous d’une trentaine de salariés, recruter un(e) gestionnaire de paie ou une RH à temps plein coûte souvent plus cher que d’externaliser, pour un service qui reste sous-utilisé la moitié du mois. L’externalisation permet de payer au juste besoin, sans les risques liés à un recrutement.
- Un coût prévisible. Un forfait par salarié, sans charges sociales, sans coût de recrutement, sans risque d’absence à combler.
- Une expertise à jour. Le droit social change en permanence (convention collective, seuils sociaux, DSN). Une équipe dédiée fait cette veille pour vous.
- Zéro rupture de continuité. Pas de bulletin en retard parce que votre gestionnaire de paie est en congés ou a démissionné.
Comment fonctionne notre externalisation paie
Un interlocuteur unique suit votre dossier du premier au dernier jour du mois.
- Vous transmettez les variables du mois (absences, primes, arrivées, départs) via votre portail sécurisé.
- Notre équipe produit les bulletins, génère les DSN et effectue les déclarations sociales.
- Vous validez, nous diffusons les bulletins à vos salariés via le portail collaborateur.
- Pour toute question RH (contrat, absence, rupture), la hotline répond par écrit sous 24 h.
Que comprend le forfait standard d’externalisation paie ?
Le forfait standard couvre la production des bulletins mensuels, les DSN, les soldes de tout compte et attestations, ainsi qu’une hotline RH pour vos questions courantes.
- Production des bulletins de paie mensuels
- DSN mensuelles, événementielles, certifications
- Soldes de tout compte et attestations
- Hotline RH illimitée — réponse écrite sous 24h
- Veille juridique mensuelle synthétique
- Portail collaborateur sécurisé pour vos salariés
- Reporting trimestriel
Qu’apporte le forfait premium par rapport au standard ?
Le forfait premium ajoute la rédaction de contrats et avenants et la préparation des ruptures, pour les PME qui veulent déléguer aussi la partie contractuelle et disciplinaire, sans passer par un avocat à chaque dossier.
- Tout le forfait standard, plus :
- Rédaction de contrats et avenants
- Préparation et accompagnement des ruptures conventionnelles
- Conseil disciplinaire et procédural
- Veille juridique personnalisée par convention collective
Combien coûte l’externalisation de la paie pour une PME ?
Le forfait Standard démarre à 28 €/salarié/mois à partir de 10 salariés, hotline RH incluse. Le forfait Premium ajoute le volet contractuel et disciplinaire. Détail :
| Forfait | Pour qui | Tarif |
|---|---|---|
| Standard | Production paie + hotline RH, à partir de 10 salariés | 28 €/salarié/mois |
| Premium | Standard + contrats, ruptures, conseil disciplinaire | 45 €/salarié/mois |
Frais de mise en place offerts pour un engagement de 12 mois minimum. En dessous de 10 salariés, contactez-nous : nous étudions chaque dossier au cas par cas plutôt que d’appliquer un forfait mal adapté.
Comment bien choisir son prestataire d’externalisation paie
Un bon prestataire se reconnaît à sa certification logicielle, à la stabilité de votre interlocuteur et à des engagements de délai écrits, pas seulement à son prix. Voici les points à vérifier avant de signer.
- La certification sur un logiciel reconnu. Silae équipe la majorité des cabinets et prestataires paie en France : c’est un gage de sérieux et de continuité.
- Un interlocuteur nommé. Méfiez-vous des prestataires qui vous font parler à une personne différente à chaque appel.
- Un engagement de délai de réponse écrit. « Hotline illimitée » ne veut rien dire sans un délai de réponse chiffré.
- La sécurité des données. Hébergement HDS, conformité RGPD : vos données salariales méritent le même niveau de protection que des données bancaires.
- Une grille tarifaire claire. Un tarif par salarié, sans frais cachés sur les variables ou les attestations, permet de budgéter sereinement.
Comment démarrer une externalisation paie PME ?
Le démarrage se fait en 3 étapes : diagnostic initial, paramétrage de votre dossier et ouverture du portail collaborateur, puis premier cycle de paie accompagné. Détail ci-dessous.
- Diagnostic initial (quelques jours) : effectifs, convention collective, spécificités de vos contrats en cours.
- Paramétrage de votre dossier et ouverture du portail collaborateur (1 à 2 semaines).
- Premier mois de production en double contrôle, pour sécuriser la bascule.
- Rythme de croisière : vous transmettez vos variables chaque mois, nous nous occupons du reste.
Pour une PME déjà organisée, comptez 2 à 3 semaines avant le premier bulletin externalisé.
Externalisation, recrutement interne ou cabinet comptable classique : que choisir ?
Trois options existent pour une PME : recruter en interne, externaliser auprès d’un spécialiste comme Archipaie, ou passer par un cabinet comptable généraliste. Voici le comparatif :
| Critère | Recrutement d’un(e) RH/paie interne | Externalisation paie (Archipaie) | Cabinet comptable généraliste |
|---|---|---|---|
| Coût | Salaire chargé + recrutement, rentable au-delà d’une trentaine de salariés | 28 à 45 €/salarié/mois, sans charges sociales | Variable, souvent facturé au temps passé |
| Disponibilité | Dépend des congés/absences d’une seule personne | Hotline dédiée, continuité assurée | Selon la disponibilité du cabinet |
| Spécialisation RH/social | Dépend du profil recruté | Équipe 100 % dédiée à la paie et au droit social | Souvent secondaire à la mission comptable |
| Délai de mise en place | 2 à 4 mois | 2 à 3 semaines | Variable |
Comment sont sécurisées les données salariés en externalisation paie ?
Les données de vos salariés (rémunération, situation familiale, arrêts de travail) sont hébergées en France sur un hébergeur certifié HDS, avec authentification multi-facteurs. Un accord de traitement des données conforme RGPD encadre notre relation, et vos données ne sont jamais partagées avec un tiers.
Pour aller plus loin
- Glossaire et FAQ paie : toutes les questions fréquentes
- Externalisation paie PME : tout comprendre pour décider
- Tarif externalisation paie : la grille complète
- Avantages de l’externalisation paie : ce que ça change pour une PME
- Coût de la paie interne vs externalisée : le comparatif
FAQ externalisation paie PME
À partir de combien de salariés l’externalisation devient intéressante ?
Notre forfait standard démarre à 10 salariés. En dessous, l’externalisation reste souvent pertinente mais le format forfaitaire est moins adapté : nous étudions ces dossiers au cas par cas.
Que se passe-t-il si un salarié a une question sur son bulletin ?
Votre salarié peut poser sa question via le portail collaborateur ou vous la transmettre : notre hotline RH y répond par écrit sous 24 heures.
Peut-on passer du forfait standard au forfait premium en cours de contrat ?
Oui, le changement de forfait se fait sans frais ni interruption de service, dès que votre besoin en conseil RH augmente (embauches, restructuration, ruptures à venir).
Gardons-nous la main sur les décisions RH ?
Oui, systématiquement. Nous produisons, conseillons et sécurisons juridiquement ; toute décision (embauche, augmentation, sanction, rupture) reste la vôtre.
Travaillez-vous avec des PME hors région lyonnaise ?
Oui, partout en France. Notre équipe est basée à Lyon mais l’ensemble du service fonctionne à distance, avec le même niveau de réactivité.
Parlons de votre besoin
Chaque PME a ses spécificités : convention collective, saisonnalité, effectif en croissance. Un échange de 20 minutes suffit pour vous dire précisément quel forfait correspond à votre situation.