Tarif sous-traitance paie pour cabinet : devis sur mesure

Combien coûte la sous-traitance de la paie pour un cabinet d’expertise comptable ? C’est la question qui décide. Cet article explique comment Archipaie construit son tarif en marque blanche, ce que le prix au bulletin inclut, et le point de bascule face au recrutement d’un gestionnaire interne.

Chaque portefeuille étant différent, Archipaie ne publie pas de grille figée : le tarif est établi sur devis. Pour l’obtenir, prenez rendez-vous ou passez par le formulaire de contact.

Le sujet est devenu central pour les cabinets d’expertise comptable. Le recrutement de gestionnaires de paie certifiés Silae est tendu, leur coût grimpe, et la production paie reste une charge à faible valeur ajoutée perçue, alors que la responsabilité de conformité, elle, pèse pleinement sur le cabinet. Connaître le coût exact d’une sous-traitance permet de trancher : internaliser, sous-traiter, ou combiner les deux.

Comment se fixe le tarif de sous-traitance paie d’un cabinet

Réponse directe. La sous-traitance paie en marque blanche se facture au bulletin produit, selon une logique dégressive : plus le volume mensuel confié est élevé, plus le prix unitaire baisse.

Le prix unitaire dépend du volume réel confié chaque mois, du nombre de dossiers et de la complexité conventionnelle (multi-conventions, BTP, transport). Ces éléments sont analysés au moment du devis, que vous pouvez demander en prenant rendez-vous ou via le formulaire de contact.

Ce que le tarif inclut — et ce qui est facturé à part

Un tarif au bulletin n’a de sens que si l’on sait ce qu’il couvre. Chez Archipaie, le prix par bulletin est tout compris sur la production courante :

• la production du bulletin conforme (24 mentions obligatoires, paramétrage conventionnel) ;
• la DSN mensuelle déposée dans les délais ;
• le solde de tout compte des salariés sortants ;
• la marque blanche stricte — bulletins et portail aux couleurs du cabinet ;
• la hotline EC : un support de second niveau pour les gestionnaires du cabinet sur les cas complexes ;
• l’accès au portail de consultation pour le cabinet et ses clients.

Sont facturés à part, car ponctuels ou optionnels :

• la reprise initiale des dossiers lors de la mise en place (forfait unique selon le volume) ;
• le RH élargi optionnel : rédaction de contrats, ruptures conventionnelles, missions ad hoc, chiffrés dans le devis ;
• les DSN événementielles hors périmètre standard et les régularisations exceptionnelles.

Aucun frais de dossier caché, aucun engagement de durée abusif. La logique est volontairement lisible : un cabinet doit pouvoir reconstituer sa facture mensuelle de tête.

Comprendre la dégressivité par paliers

La dégressivité n’est pas une remise commerciale : c’est la traduction d’une réalité de coût. Le sous-traitant mutualise ses charges fixes — paramétrage Silae, veille conventionnelle, support — sur l’ensemble des bulletins produits. Plus le volume d’un cabinet est élevé, plus ces charges fixes se diluent, et plus le prix unitaire peut baisser.

Conséquence pratique pour un associé : il est souvent rationnel de confier l’intégralité du portefeuille paie plutôt que de le fractionner. Regrouper le volume chez un seul prestataire permet d’atteindre un niveau de prix unitaire plus bas sur l’ensemble des bulletins.

Le palier se recalcule chaque mois sur le volume réel : un cabinet en croissance voit son tarif unitaire baisser mécaniquement, sans renégociation.

Tarif au bulletin ou forfait : pourquoi la facturation à l’unité protège le cabinet

Deux modèles de facturation coexistent sur le marché de la sous-traitance paie : le forfait mensuel fixe et le prix au bulletin produit. Pour un cabinet d’expertise comptable, le tarif au bulletin présente trois avantages concrets.

D’abord, il colle à l’activité réelle. Un portefeuille paie n’est jamais parfaitement stable : un client perd trois salariés, un autre embauche, un dossier saisonnier gonfle l’été. Avec un prix au bulletin, le cabinet ne paie que ce qui est produit — un mois creux coûte moins cher, mécaniquement. Un forfait fixe, lui, fait payer la capacité, pas l’usage.

Ensuite, il aligne les intérêts. Le sous-traitant est payé sur le volume effectivement traité, pas sur un abonnement déconnecté de la production. Cela évite la situation, fréquente avec les forfaits, où un cabinet sur-paie un palier de capacité qu’il n’utilise plus.

Enfin, il rend la marge prévisible. Le cabinet facture sa prestation paie au client final, souvent elle-même au bulletin ou au dossier. Quand le coût d’achat est lui aussi au bulletin, la marge brute par bulletin est une constante connue — un atout pour piloter la rentabilité du pôle paie.

Les facteurs qui font varier le tarif d’un devis

Le tarif est fixé au devis. Quatre facteurs le font varier, à la hausse comme à la baisse, et il est utile de les connaître avant de comparer deux propositions :

• La complexité conventionnelle — un portefeuille mono-convention services se traite plus vite qu’un portefeuille mêlant BTP, transport routier et médico-social. Les conventions à forte technicité (grilles d’ancienneté, primes spécifiques, paniers) justifient un prix unitaire plus élevé.
• Le taux de rotation du portefeuille — un portefeuille avec beaucoup d’entrées et de sorties génère davantage de DSN événementielles et de soldes de tout compte. Un portefeuille stable est moins coûteux à traiter à volume égal.
• L’état du Silae source — une reprise de dossiers déjà tenus proprement sur Silae se paramètre vite ; un dossier mal tenu ou venant d’un autre logiciel demande plus de travail de reprise initiale.
• La qualité des variables transmises — un cabinet qui transmet des variables structurées et complètes fluidifie la production. Une transmission désordonnée alourdit le contrôle.

Un devis sérieux explicite ces facteurs au lieu de les noyer dans un prix global. C’est aussi à cela qu’on reconnaît un partenaire transparent : il vous dit pourquoi votre portefeuille se situe à tel niveau de prix, et ce que vous pouvez faire pour optimiser le tarif (regrouper le volume, fiabiliser les transmissions).

Tarif sous-traitance vs recrutement d’un gestionnaire interne

La vraie alternative à la sous-traitance, pour un cabinet, c’est le recrutement d’un gestionnaire de paie interne. Le comparatif honnête :

Poste de coût	Gestionnaire interne	Sous-traitance
Salaire chargé annuel	≈ 55 000 € (profil confirmé)	—
Licence Silae + outils	3 000 à 6 000 € / an	Incluse
Formation et veille	1 500 à 2 500 € / an	Incluse
Congés, maladie, turnover	Risque de rupture de service	Continuité garantie
Coût total annuel	≈ 60 000 à 64 000 €	Indexé sur le volume réel

Un gestionnaire de paie confirmé traite, selon la complexité conventionnelle, entre 250 et 400 bulletins par mois. À 60 000 € de coût complet annuel pour 300 bulletins mensuels, le coût interne ressort autour de 16 à 17 € par bulletin — sans compter le risque de discontinuité ni le temps de management du poste.

La règle de décision : en dessous d’un volume qui sature un gestionnaire à temps plein — soit environ 300 à 350 bulletins par mois — la sous-traitance est presque toujours plus rationnelle, parce qu’un cabinet paie le volume réel et non un poste fixe. Au-delà, un modèle hybride peut se justifier. Pour approfondir cet arbitrage, voir notre guide sous-traitance paie expert-comptable : 7 critères de choix.

Quelle marge le cabinet conserve-t-il en marque blanche ?

C’est la question décisive pour un associé : sous-traiter la production ne doit pas éroder la rentabilité du pôle paie. Avec la marque blanche, le cabinet achète la production à un tarif au bulletin, puis facture sa propre prestation paie au client final — sous son nom, à son tarif.

Un ordre de grandeur du marché : un cabinet facture couramment la paie à son client final entre 25 et 40 € par bulletin, selon la convention collective et les services associés (conseil, déclarations, accompagnement). Le prix d’achat de la production, précisé dans le devis, permet de calculer la marge brute par bulletin avant de s’engager.

Cette marge rémunère ce qui reste, à juste titre, dans le cabinet : la relation client, le conseil social de premier niveau, la facturation, la responsabilité commerciale. Le cabinet ne vend pas de la saisie — il vend une prestation et une relation de confiance. La sous-traitance lui retire la partie production, chronophage et difficile à staffer, sans toucher à la partie qui crée réellement de la valeur. C’est précisément ce qui rend le modèle marque blanche soutenable sur la durée.

Comment demander un devis personnalisé

Pour recevoir un devis, prenez rendez-vous ou remplissez le formulaire de contact en indiquant votre volume mensuel de bulletins, vos conventions collectives et le nombre de dossiers. Le devis se construit ensuite en trois étapes, sous 24 heures :

1. Audit rapide du portefeuille — volume de bulletins, conventions collectives concernées, nombre de dossiers, taux de rotation. C’est ce qui détermine le palier et l’éventuel ajustement de complexité.
2. Chiffrage de la reprise initiale — un forfait unique de mise en place, fonction du nombre de dossiers à paramétrer et de l’état du Silae source.
3. Proposition ferme — tarif au bulletin, forfait de reprise, périmètre marque blanche et clause de non-démarchage contractualisés. Sans engagement de durée abusif.

Le devis est gratuit et n’engage à rien. Il permet surtout à l’associé de comparer, chiffres en main, avec son coût interne actuel ou son projet de recrutement. Voir aussi l’offre dédiée aux cabinets EC.

Questions fréquentes sur le tarif de sous-traitance paie

Le tarif au bulletin est-il vraiment tout compris ?

Oui, sur la production courante : bulletin, DSN mensuelle, solde de tout compte, marque blanche, hotline EC et portail sont inclus dans le prix au bulletin. Seuls la reprise initiale (forfait unique) et le RH élargi optionnel sont facturés à part, et chiffrés dans le devis.

Y a-t-il un engagement de durée minimum ?

Non, pas d’engagement de durée abusif. Le contrat de sous-traitance est résiliable avec un préavis raisonnable, et la réversibilité du dossier Silae est garantie sans frais de sortie cachés. Un cabinet reste libre de reprendre sa paie en interne ou de changer de partenaire.

Comment le palier est-il déterminé chaque mois ?

Le palier s’applique au volume réel de bulletins produits dans le mois. Un cabinet en croissance voit son tarif unitaire baisser automatiquement quand il franchit un palier, sans renégociation de contrat.

La complexité conventionnelle change-t-elle le prix ?

Elle peut ajuster le prix unitaire à la marge. Un portefeuille mono-convention services se situe dans le bas de la fourchette ; un portefeuille multi-conventions ou à forte composante BTP, transport ou médico-social peut justifier un léger ajustement. Ce point est tranché de façon transparente lors du devis.

Combien de temps pour obtenir un devis ?

Le devis est envoyé sous 24 heures après un rendez-vous ou la réception de votre demande via le formulaire de contact (ou par e-mail à archipaie@gmail.com), avec les éléments de cadrage (volume, conventions, nombre de dossiers). Il est ferme, gratuit et sans engagement.

La reprise initiale des dossiers, combien coûte-t-elle ?

C’est un forfait unique de mise en place, distinct du tarif récurrent au bulletin. Il dépend du nombre de dossiers à paramétrer et de l’état du Silae source : une reprise de dossiers déjà tenus proprement coûte nettement moins qu’une reprise depuis un logiciel tiers. Le montant est chiffré dans le devis, sans surprise ultérieure.

Le tarif cabinet est-il le même que celui des PME ?

Non. Le tarif cabinets EC, en marque blanche, est distinct de l’offre destinée aux TPE et PME en direct. La logique cabinet intègre la dégressivité au volume, le support de second niveau et la clause de non-démarchage, des éléments propres à une relation de sous-traitance entre professionnels.