Tarif sous-traitance paie pour cabinet : grille 2026 dégressive

Combien coûte la sous-traitance de la paie pour un cabinet d’expertise comptable ? C’est la question qui décide. Cet article donne la grille tarifaire 2026 d’Archipaie en marque blanche, palier par palier, ce qu’elle inclut, et le point de bascule chiffré face au recrutement d’un gestionnaire interne.

Pas de « tarif sur demande » opaque : la logique de prix est posée noir sur blanc pour qu’un associé puisse arbitrer en connaissance de cause.

Le sujet est devenu central pour les cabinets d’expertise comptable. Le recrutement de gestionnaires de paie certifiés Silae est tendu, leur coût grimpe, et la production paie reste une charge à faible valeur ajoutée perçue, alors que la responsabilité de conformité, elle, pèse pleinement sur le cabinet. Connaître le coût exact d’une sous-traitance permet de trancher : internaliser, sous-traiter, ou combiner les deux.

La grille tarifaire sous-traitance paie cabinet 2026

Réponse directe. La sous-traitance paie en marque blanche se facture au bulletin produit, sur une grille dégressive : plus le volume mensuel confié est élevé, plus le prix unitaire baisse.

Palier — volume mensuel	Tarif par bulletin	Profil de cabinet type
Jusqu’à 100 bulletins	18 € HT	Cabinet qui démarre une offre paie
100 à 300 bulletins	16 € HT	Cabinet avec portefeuille paie établi
300 à 600 bulletins	14 € HT	Cabinet à pôle paie structuré
600 à 1 000 bulletins	13 € HT	Cabinet multi-bureaux
Plus de 1 000 bulletins	12 € HT — sur devis	Cabinet ou groupe à fort volume

Le tarif s’applique au volume réel du mois. Un cabinet qui confie 250 bulletins est facturé au palier 16 € HT, soit 4 000 € HT mensuels pour l’ensemble de la production paie de son portefeuille. La complexité conventionnelle (multi-conventions, BTP, transport) peut ajuster le palier à la marge — ce point est tranché lors du devis.

Ce que le tarif inclut — et ce qui est facturé à part

Un tarif au bulletin n’a de sens que si l’on sait ce qu’il couvre. Chez Archipaie, le prix par bulletin de la grille ci-dessus est tout compris sur la production courante :

• la production du bulletin conforme (24 mentions obligatoires, paramétrage conventionnel) ;
• la DSN mensuelle déposée dans les délais ;
• le solde de tout compte des salariés sortants ;
• la marque blanche stricte — bulletins et portail aux couleurs du cabinet ;
• la hotline EC : un support de second niveau pour les gestionnaires du cabinet sur les cas complexes ;
• l’accès au portail de consultation pour le cabinet et ses clients.

Sont facturés à part, car ponctuels ou optionnels :

• la reprise initiale des dossiers lors de la mise en place (forfait unique selon le volume) ;
• le RH élargi optionnel : rédaction de contrats (150 € HT), ruptures conventionnelles (300 € HT), missions ad hoc (80 € HT/h) ;
• les DSN événementielles hors périmètre standard et les régularisations exceptionnelles.

Aucun frais de dossier caché, aucun engagement de durée abusif. La logique est volontairement lisible : un cabinet doit pouvoir reconstituer sa facture mensuelle de tête.

Comprendre la dégressivité par paliers

La dégressivité n’est pas une remise commerciale : c’est la traduction d’une réalité de coût. Le sous-traitant mutualise ses charges fixes — paramétrage Silae, veille conventionnelle, support — sur l’ensemble des bulletins produits. Plus le volume d’un cabinet est élevé, plus ces charges fixes se diluent, et plus le prix unitaire peut baisser.

Conséquence pratique pour un associé : il est souvent rationnel de confier l’intégralité du portefeuille paie plutôt que de le fractionner. Un cabinet qui confie 320 bulletins bascule au palier 14 € HT ; le même cabinet qui n’en confie que 280 reste au palier 16 € HT. L’écart de 40 bulletins fait basculer tout le volume dans le palier inférieur — soit une économie qui dépasse largement le coût des 40 bulletins supplémentaires.

Le palier se recalcule chaque mois sur le volume réel : un cabinet en croissance voit son tarif unitaire baisser mécaniquement, sans renégociation.

Tarif au bulletin ou forfait : pourquoi la facturation à l’unité protège le cabinet

Deux modèles de facturation coexistent sur le marché de la sous-traitance paie : le forfait mensuel fixe et le prix au bulletin produit. Pour un cabinet d’expertise comptable, le tarif au bulletin présente trois avantages concrets.

D’abord, il colle à l’activité réelle. Un portefeuille paie n’est jamais parfaitement stable : un client perd trois salariés, un autre embauche, un dossier saisonnier gonfle l’été. Avec un prix au bulletin, le cabinet ne paie que ce qui est produit — un mois creux coûte moins cher, mécaniquement. Un forfait fixe, lui, fait payer la capacité, pas l’usage.

Ensuite, il aligne les intérêts. Le sous-traitant est payé sur le volume effectivement traité, pas sur un abonnement déconnecté de la production. Cela évite la situation, fréquente avec les forfaits, où un cabinet sur-paie un palier de capacité qu’il n’utilise plus.

Enfin, il rend la marge prévisible. Le cabinet facture sa prestation paie au client final, souvent elle-même au bulletin ou au dossier. Quand le coût d’achat est lui aussi au bulletin, la marge brute par bulletin est une constante connue — un atout pour piloter la rentabilité du pôle paie.

Trois dossiers types chiffrés

Pour rendre la grille concrète, trois cas de cabinets représentatifs :

Cabinet	Volume mensuel	Palier	Coût mensuel HT	Coût annuel HT
Cabinet A — lance son offre paie	70 bulletins	18 € HT	1 260 €	15 120 €
Cabinet B — portefeuille établi	240 bulletins	16 € HT	3 840 €	46 080 €
Cabinet C — pôle paie structuré	480 bulletins	14 € HT	6 720 €	80 640 €

Le cabinet A teste un marché : avec 70 bulletins, il n’a aucun intérêt à recruter ni à investir dans une licence Silae. À 1 260 € HT par mois, il peut proposer une offre paie à ses clients dès aujourd’hui, sans risque structurel, et monter en palier au fil de la croissance du portefeuille.

Pour le cabinet B, 46 080 € HT par an couvrent la production complète de 240 bulletins mensuels : aucun recrutement, aucune licence Silae à porter, aucune gestion de congés ou d’arrêt maladie. La marge du cabinet sur sa prestation paie facturée au client final reste intégralement préservée — c’est tout l’intérêt de la marque blanche.

Le cabinet C, lui, a un volume qui pourrait justifier un à deux gestionnaires internes. La sous-traitance reste pertinente s’il préfère convertir un coût fixe de personnel en coût variable indexé sur le portefeuille, sécuriser la continuité de service, et s’éviter le management d’un pôle paie. À 480 bulletins, le palier 14 € HT le place en deçà du coût interne par bulletin tout en supprimant le risque RH.

Les facteurs qui font varier le tarif d’un devis

La grille par paliers donne le tarif de référence. Quatre facteurs peuvent l’ajuster, à la hausse comme à la baisse, et il est utile de les connaître avant de comparer deux propositions :

• La complexité conventionnelle — un portefeuille mono-convention services se traite plus vite qu’un portefeuille mêlant BTP, transport routier et médico-social. Les conventions à forte technicité (grilles d’ancienneté, primes spécifiques, paniers) justifient un positionnement dans le haut du palier.
• Le taux de rotation du portefeuille — un portefeuille avec beaucoup d’entrées et de sorties génère davantage de DSN événementielles et de soldes de tout compte. Un portefeuille stable est moins coûteux à traiter à volume égal.
• L’état du Silae source — une reprise de dossiers déjà tenus proprement sur Silae se paramètre vite ; un dossier mal tenu ou venant d’un autre logiciel demande plus de travail de reprise initiale.
• La qualité des variables transmises — un cabinet qui transmet des variables structurées et complètes fluidifie la production. Une transmission désordonnée alourdit le contrôle.

Un devis sérieux explicite ces facteurs au lieu de les noyer dans un prix global. C’est aussi à cela qu’on reconnaît un partenaire transparent : il vous dit pourquoi votre portefeuille se situe à tel palier, et ce que vous pouvez faire pour optimiser le tarif (regrouper le volume, fiabiliser les transmissions).

Tarif sous-traitance vs recrutement d’un gestionnaire interne

La vraie alternative à la sous-traitance, pour un cabinet, c’est le recrutement d’un gestionnaire de paie interne. Le comparatif honnête :

Poste de coût	Gestionnaire interne	Sous-traitance
Salaire chargé annuel	≈ 55 000 € (profil confirmé)	—
Licence Silae + outils	3 000 à 6 000 € / an	Incluse
Formation et veille	1 500 à 2 500 € / an	Incluse
Congés, maladie, turnover	Risque de rupture de service	Continuité garantie
Coût total annuel	≈ 60 000 à 64 000 €	Indexé sur le volume réel

Un gestionnaire de paie confirmé traite, selon la complexité conventionnelle, entre 250 et 400 bulletins par mois. À 60 000 € de coût complet annuel pour 300 bulletins mensuels, le coût interne ressort autour de 16 à 17 € par bulletin — sans compter le risque de discontinuité ni le temps de management du poste.

La règle de décision : en dessous d’un volume qui sature un gestionnaire à temps plein — soit environ 300 à 350 bulletins par mois — la sous-traitance est presque toujours plus rationnelle, parce qu’un cabinet paie le volume réel et non un poste fixe. Au-delà, un modèle hybride peut se justifier. Pour approfondir cet arbitrage, voir notre guide sous-traitance paie expert-comptable : 7 critères de choix.

Quelle marge le cabinet conserve-t-il en marque blanche ?

C’est la question décisive pour un associé : sous-traiter la production ne doit pas éroder la rentabilité du pôle paie. Avec la marque blanche, le cabinet achète la production à un tarif au bulletin, puis facture sa propre prestation paie au client final — sous son nom, à son tarif.

Un ordre de grandeur du marché : un cabinet facture couramment la paie à son client final entre 25 et 40 € par bulletin, selon la convention collective et les services associés (conseil, déclarations, accompagnement). En achetant la production à 14 ou 16 € HT par bulletin, le cabinet conserve une marge brute de l’ordre de 10 à 24 € par bulletin.

Cette marge rémunère ce qui reste, à juste titre, dans le cabinet : la relation client, le conseil social de premier niveau, la facturation, la responsabilité commerciale. Le cabinet ne vend pas de la saisie — il vend une prestation et une relation de confiance. La sous-traitance lui retire la partie production, chronophage et difficile à staffer, sans toucher à la partie qui crée réellement de la valeur. C’est précisément ce qui rend le modèle marque blanche soutenable sur la durée.

Comment est établi un devis personnalisé

La grille ci-dessus donne le cadre. Le devis précis se construit en trois étapes, sous 24 heures après un premier échange :

1. Audit rapide du portefeuille — volume de bulletins, conventions collectives concernées, nombre de dossiers, taux de rotation. C’est ce qui détermine le palier et l’éventuel ajustement de complexité.
2. Chiffrage de la reprise initiale — un forfait unique de mise en place, fonction du nombre de dossiers à paramétrer et de l’état du Silae source.
3. Proposition ferme — tarif au bulletin, forfait de reprise, périmètre marque blanche et clause de non-démarchage contractualisés. Sans engagement de durée abusif.

Le devis est gratuit et n’engage à rien. Il permet surtout à l’associé de comparer, chiffres en main, avec son coût interne actuel ou son projet de recrutement. Voir aussi la page tarifs publique et l’offre dédiée aux cabinets EC.

Questions fréquentes sur le tarif de sous-traitance paie

Le tarif au bulletin est-il vraiment tout compris ?

Oui, sur la production courante : bulletin, DSN mensuelle, solde de tout compte, marque blanche, hotline EC et portail sont inclus dans le prix de la grille. Seuls la reprise initiale (forfait unique) et le RH élargi optionnel sont facturés à part, sur des tarifs publiés.

Y a-t-il un engagement de durée minimum ?

Non, pas d’engagement de durée abusif. Le contrat de sous-traitance est résiliable avec un préavis raisonnable, et la réversibilité du dossier Silae est garantie sans frais de sortie cachés. Un cabinet reste libre de reprendre sa paie en interne ou de changer de partenaire.

Comment le palier est-il déterminé chaque mois ?

Le palier s’applique au volume réel de bulletins produits dans le mois. Un cabinet en croissance voit son tarif unitaire baisser automatiquement quand il franchit un palier, sans renégociation de contrat.

La complexité conventionnelle change-t-elle le prix ?

Elle peut ajuster le palier à la marge. Un portefeuille mono-convention services se situe dans le bas de la grille ; un portefeuille multi-conventions ou à forte composante BTP, transport ou médico-social peut justifier un léger ajustement. Ce point est tranché de façon transparente lors du devis.

Combien de temps pour obtenir un devis ?

24 heures après un premier échange et la transmission des éléments de cadrage (volume, conventions, nombre de dossiers). Le devis est ferme, gratuit et sans engagement.

La reprise initiale des dossiers, combien coûte-t-elle ?

C’est un forfait unique de mise en place, distinct du tarif récurrent au bulletin. Il dépend du nombre de dossiers à paramétrer et de l’état du Silae source : une reprise de dossiers déjà tenus proprement coûte nettement moins qu’une reprise depuis un logiciel tiers. Le montant est chiffré dans le devis, sans surprise ultérieure.

Le tarif est-il le même que la grille publique destinée aux PME ?

Non. La grille présentée ici est la grille cabinets EC, en marque blanche, distincte de la grille publique destinée aux TPE et PME en direct. La logique cabinet intègre la dégressivité au volume, le support de second niveau et la clause de non-démarchage — des éléments propres à une relation de sous-traitance entre professionnels.