Étude de cas : comment cette ETI de 120 salariés a structuré ses RH avec un DRH externalisé

Contexte : une ETI services de 120 salariés à un point de bascule

L’entreprise concernée est une ETI tertiaire de services aux entreprises, fondée en 2008, basée en Île-de-France. Effectif : 120 salariés à fin 2025, dont 85 consultants et 35 fonctions support (commerciales, opérations, administration). Convention collective applicable : Syntec, branche cabinets d’études et de conseil. Chiffre d’affaires : environ 18 millions d’euros. Actionnariat dirigeant majoritaire, croissance organique soutenue depuis 2020.

La fonction RH était portée depuis 2018 par la DAF, en complément de ses missions financières. Deux gestionnaires paie produisaient les bulletins en interne avec un logiciel ancien, sous supervision sporadique de la DAF. Il n’y avait pas de DRH en titre, pas de direction RH, et le CSE n’avait jamais été mis en place malgré le franchissement du seuil de 50 salariés trois ans auparavant.

Trois événements concomitants ont déclenché la décision fin 2024. Le premier : un audit URSSAF déclenché en juillet 2024 qui a relevé plusieurs anomalies conventionnelles Syntec. Le second : deux contentieux prud’hommaux engagés simultanément par d’anciens consultants, sur des sujets de rupture conventionnelle et de prime de bilan. Le troisième : un turnover qui s’était installé à 22 % par an, soit le double de la moyenne du secteur, avec des départs concentrés sur les consultants seniors (3 à 5 ans d’ancienneté).

La direction a sollicité Archipaie en janvier 2025. Le diagnostic préalable a confirmé un besoin RH structurel de l’ordre de 3 à 4 jours par mois, sans justification économique pour un DRH en CDI à plein temps. La mission DRH externalisé a démarré en février 2025, pour 12 mois renouvelables.

Les 4 douleurs identifiées avant la bascule

L’audit initial mené par Amandine sur les trois premières semaines a structuré l’analyse autour de quatre douleurs, qui se renforçaient mutuellement et expliquaient l’essentiel du turnover et du risque contentieux.

Douleur	Symptôme observé	Risque associé
Paie morcelée	2 gestionnaires sans procédures communes, 14 écarts conventionnels Syntec, taux de prévoyance obsolète	Audit URSSAF en cours, exposition prescription 3 ans (L. 3245-1)
Absence de CSE conforme	Seuil de 50 salariés franchi en 2022, aucune élection organisée depuis	Délit d’entrave (art. L. 2317-1), prud’hommes possible à initiative salarié
Turnover élevé	22 % de turnover annuel, vs 12-13 % en moyenne secteur, départs concentrés consultants seniors	Coût de recrutement et de formation cumulé estimé à 280 K€/an
Contentieux ouverts	2 dossiers prud’hommes en cours (rupture conventionnelle contestée, prime bilan non versée)	Exposition financière 80-150 K€ + frais avocat 25 K€

Le coût caché de la situation existante était évalué entre 320 000 et 440 000 € par an, en additionnant le risque URSSAF (estimé à 25 K€ sur les 3 années à régulariser), les contentieux prud’hommaux ouverts (100 K€ d’exposition moyenne), le coût annuel du turnover excessif (250 K€ entre recrutement, intégration et perte de productivité), et le risque latent CSE non conforme.

C’est à partir de cette quantification que le directeur général a validé la mission DRH externalisé. L’arbitrage n’était plus entre un coût additionnel et le statu quo, mais entre 32 K€ d’investissement annuel et plusieurs centaines de milliers d’euros de risque latent.

La mission DRH externalisé : périmètre et calendrier

Amandine, DRH externalisée Archipaie, est intervenue sur 12 mois entre février 2025 et février 2026, à raison de 3 jours par mois, pour un budget total de 32 400 € HT (900 € HT × 3 j × 12 mois). Le périmètre couvrait l’ensemble de la fonction RH, avec quatre chantiers principaux séquencés sur l’année.

Chantier 1 — Refonte de la paie (mois 1 à 3). Audit du paramétrage Syntec, correction des 14 écarts conventionnels identifiés, formation des deux gestionnaires paie internes, mise en place d’une procédure de double validation pour les cas atypiques. Bascule progressive vers le logiciel Silae, avec migration assistée par l’équipe Archipaie. À fin avril 2025, la paie était stabilisée et conforme.

Chantier 2 — Mise en place du CSE (mois 2 à 5). Information du personnel, négociation d’un protocole d’accord préélectoral, organisation des élections, formation des élus. Le CSE a été officiellement installé en juin 2025, avec 4 élus titulaires et 4 suppléants. La régularisation du retard de constitution a été acceptée par les élus eux-mêmes, sans saisine prud’hommale.

Chantier 3 — GPEC et plan de formation (mois 4 à 8). Cartographie des compétences des 120 salariés, identification des parcours de progression consultants juniors → seniors → managers, formalisation des entretiens annuels structurés. Plan de formation 2025 déployé pour 380 jours de formation cumulée, financés à 65 % par les versements OPCO Atlas.

Chantier 4 — Accompagnement managers et dossiers individuels (mois 6 à 12). Coaching de quatre managers récemment promus, traitement de douze dossiers individuels (recadrages, ruptures conventionnelles, négociations salariales atypiques), conduite de six entretiens de départ qualitatifs pour comprendre les causes de turnover. Restitution mensuelle à la direction générale.

Au quotidien, Amandine intervenait deux jours fixes par mois sur site (généralement les 5 et 20 du mois) et un jour à distance pour les sollicitations urgentes. Elle animait un point mensuel de pilotage avec le DG et la DAF, et un point trimestriel élargi avec le CSE et les managers de service.

Les résultats à 12 mois : chiffres mesurés

Au 1er mars 2026, douze mois après le démarrage, les résultats observables ont été audités par le commissaire aux comptes de l’entreprise et par un cabinet d’expertise sociale indépendant. Cinq indicateurs structurants ont été suivis.

Indicateur 1 — Zéro nouveau contentieux prud’hommal. Aucun salarié n’a engagé de procédure sur les 12 mois, malgré 6 départs négociés et 4 ruptures conventionnelles signées. Les deux contentieux préexistants ont été soldés par accord transactionnel en septembre 2025, à 35 K€ et 28 K€ respectivement, soit un total de 63 K€ — sous l’estimation initiale de 100 K€.

Indicateur 2 — Turnover ramené de 22 % à 14 %. Sur les 12 mois de mission, 17 salariés ont quitté l’entreprise (vs 28 sur les 12 mois précédents), soit un turnover annuel à 14,2 %. La cible était 15 %. Les départs se concentrent désormais sur les profils juniors (jusqu’à 2 ans d’ancienneté), considérés comme un turnover naturel dans le secteur du conseil.

Indicateur 3 — Conformité conventionnelle à 100 %. L’audit du cabinet d’expertise sociale, mené en janvier 2026 sur un échantillon de 18 bulletins et de 12 dossiers individuels, n’a relevé aucun écart. Les 14 écarts initiaux sur la convention Syntec ont été corrigés et les régularisations rétroactives versées sur la prescription utile.

Indicateur 4 — CSE opérationnel. Les quatre réunions mensuelles obligatoires se sont tenues sans incident. Le CSE a été formé sur ses prérogatives et dispose désormais d’un budget de fonctionnement et d’œuvres sociales conforme au Code du travail. Aucune saisine de l’inspection du travail n’a été enregistrée.

Indicateur 5 — Plan de formation déployé. 380 jours de formation cumulée sur 12 mois, contre 80 sur les 12 mois précédents. Le budget formation est passé de 22 K€ à 95 K€, avec un financement OPCO de 62 K€, soit un reste à charge entreprise de 33 K€. Le NPS interne sur la formation est passé de +12 à +47.

Le calcul ROI : 32 K€ vs 110 K€

Le calcul de ROI tient compte des coûts directs de la mission et des coûts évités sur les risques préexistants.

Poste de coût ou bénéfice	Avant (annuel)	Après (annuel)	Différentiel
Coût fonction RH (équivalent DRH CDI brut)	—	—	Comparaison de référence : 75 000 €
Mission Archipaie DRH externalisé	0 €	32 400 €	+ 32 400 €
Coût annuel turnover excessif	250 000 €	110 000 €	− 140 000 €
Risque contentieux prud’hommaux (provision)	100 000 €	0 €	− 100 000 €
Régularisation URSSAF Syntec	25 000 € (1 an)	0 €	− 25 000 €
Budget formation (net OPCO)	15 000 €	33 000 €	+ 18 000 €
Total annuel	390 000 €	175 400 €	− 214 600 €

Le bénéfice net annuel est de 215 K€, dont 32 K€ d’investissement direct dans la mission et 247 K€ de risques évités ou de gains opérationnels. Le ROI nominal est de 6,6 fois l’investissement annuel sur la première année. La comparaison avec un DRH en CDI à 75 000 € brut (soit environ 110 000 € de coût total employeur) montre une économie de 77 600 € par an au seul titre de la fonction de pilotage, hors bénéfices opérationnels.

Au-delà du strict ROI financier, le DG souligne dans son retour qu’il a libéré la DAF (auparavant à 25 % sur des sujets RH) pour recentrer son énergie sur le contrôle de gestion et le pilotage budgétaire — fonctions à valeur ajoutée stratégique pour l’entreprise. Cette réallocation de temps cadre n’apparaît pas dans le tableau ROI mais a été déterminante dans la décision de reconduire la mission.

Pour la dimension méthodologique du DRH à temps partagé (missions, tarifs, comparatif), voir notre article dédié DRH à temps partagé : missions, prix et ROI en 2026. Pour le détail des missions typiques (qui retrouve les chantiers de ce cas), voir notre article mission typique d’un DRH à temps partiel.

Verbatim du dirigeant et de la DAF

Le dirigeant et la DAF ont accepté de partager leur retour sur la mission, à condition d’une anonymisation totale du nom et du secteur d’activité précis. Voici les quatre extraits les plus significatifs des entretiens menés en mars 2026.

« Le déclic, c’est l’audit URSSAF de juillet 2024. On s’est rendu compte qu’on portait un risque conformité significatif sans même en avoir conscience. La DAF faisait au mieux, mais elle n’avait pas le temps ni l’expertise pour piloter la fonction RH avec la rigueur attendue à 120 salariés. » — Directeur général

« Recruter un DRH en CDI, c’était engager 110 000 € de coût total employeur. Pour notre taille d’entreprise et notre besoin réel, c’était disproportionné. Le DRH externalisé Archipaie à 3 jours par mois nous donne le même niveau d’expertise pour un budget trois fois inférieur. » — Directeur général

« Amandine a apporté une rigueur de procédure et une expertise conventionnelle Syntec que je n’avais pas. Aujourd’hui, je suis recentrée sur la finance, je dors mieux la nuit sur le volet conformité, et nous avons un climat social qui s’est réellement amélioré. » — Directrice administrative et financière

« La baisse du turnover de 22 % à 14 % est le résultat le plus visible. Il n’y a pas eu de mesure magique : un travail patient sur les entretiens annuels, les grilles de classification, la communication interne et le plan de formation. C’est exactement ce qu’un DRH professionnel apporte. » — Directeur général

Questions fréquentes sur les missions DRH externalisé en ETI

Le rythme de 3 jours par mois est-il toujours suffisant pour une ETI de cette taille ?

Oui dans la grande majorité des cas pour des structures de 80 à 200 salariés, à condition d’avoir déjà une organisation paie qui tourne (deux gestionnaires comme ici) et une DAF impliquée. Pour des ETI en forte transformation ou avec un climat social très dégradé, un rythme de 4 à 5 jours par mois est parfois nécessaire les six premiers mois, puis se réduit à 3 j/mois en routine.

Comment garantir la continuité quand le DRH externalisé est en vacances ?

Chez Archipaie, un back-up DRH est nommé contractuellement et formé sur le dossier dès la phase d’audit initial. En 2025, Amandine a été remplacée 3 semaines en août sans rupture de service. Pour un indépendant en portage, exiger contractuellement un nom de back-up est indispensable — sans cela, la continuité n’est pas assurée.

Que faire si la mission ne donne pas les résultats attendus à 6 mois ?

Un point d’étape à 6 mois est intégré au contrat Archipaie standard, avec une grille d’évaluation partagée (KPIs RH, retours managers, conformité). Si les résultats ne sont pas alignés, soit le rythme est réajusté (à la hausse ou à la baisse), soit un changement de DRH externalisé est organisé sous 30 jours, sans frais de transfert pour le client.

Le DRH externalisé peut-il prendre la parole en CSE ?

Oui, le DRH externalisé peut représenter l’employeur en CSE par délégation écrite du dirigeant. Dans ce cas client, Amandine a animé 6 des 12 réunions CSE de l’année, en alternance avec le DG. La pratique est tout à fait acceptée par le Code du travail (art. L. 2315-23) dès lors que la délégation est formalisée.

Comment passer du DRH externalisé à un DRH en CDI quand l’entreprise grossit ?

Cette transition est anticipée dès la mission. À partir de 250 à 300 salariés, le besoin RH justifie un ETP complet. Le DRH externalisé peut accompagner le recrutement du futur DRH en CDI, assurer le tuilage sur 2 à 3 mois, puis se retirer. Cette transition est plus fluide qu’un recrutement DRH CDI sans accompagnement, qui prend généralement 4 à 6 mois.

Les chiffres présentés sont-ils représentatifs des autres missions Archipaie ?

Sur les dossiers DRH externalisé Archipaie en ETI de 80 à 200 salariés, l’ordre de grandeur (économie 60 à 100 K€/an vs DRH CDI, réduction turnover de 5 à 10 points, conformité retrouvée) est représentatif. La variabilité concerne surtout la convention collective, la maturité RH initiale et le climat social — pas les ordres de grandeur économiques.